POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CERRITOS MALL P.H.

El Oficial de Privacidad o de Protección de Datos Personales será responsable de garantizar el cumplimiento de esta política y atender solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos.

• Área: Mercadeo

• Correo Electrónico: mercadeo@cerritosmall.com.co

• Teléfono: 324 6553350

• Dirección Física: Administración - CC Cerritos Mall, Km 5 vía Cerritos - Pereira

En el evento en que usted considere que LA COPROPIEDAD da un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá ponerse en contacto con el OFICIAL a través de una comunicación motivada y dirigida a los datos de contacto previamente informados.

La solicitud deberá contener, por lo menos, el nombre y dirección física y/o electrónica y teléfonos del contacto del Titular o su representado, o cualquier otro medio para recibir la respuesta. Así mismo, deberá presentar los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.

Presentará igualmente el/los motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).

Los tiempos de respuesta serán de hasta 10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Art. 15 Constitución Política de Colombia

• Ley 675 de 2001

• Ley 1581 de 2012

• Decreto reglamentario 1377 de 2013 incorporado en el decreto 1074 de 2015, Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio

• Ley 1266 de 2008 adicionada y modificada por la Ley 2157 de 2021

• Decreto 090 del 2018

• Circular Externa 006 de 2022 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Ley 2300 de 2023

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

2. Autorización inequívoca: Aquellas que no admiten duda o equivocación del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

3. Aviso de privacidad: Documento físico o electrónico generado por el responsable del Tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

4. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

5. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

7. Oficial de Protección de datos personales: Persona Natural o Jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, se encarga de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por ésta, para cumplir la norma de protección de datos personales, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de LA COPROPIEDAD.

8. Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

10. Sistema Biométrico: Es una tecnología de seguridad que se basa en el reconocimiento de las características físicas e intransferibles de las personas. Es decir, es un método automatizado por medio del cual se puede de manera precisa, reconocer a un individuo con base en sus características físicas o de comportamiento.

11. Sistema de Video Vigilancia: Los datos tratados mediante sistemas de Video Vigilancia serán preservados cumpliendo con todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos. La finalidad del sistema de video vigilancia consiste únicamente en resguardar la seguridad de LA COPROPIEDAD y sus empleados.

12. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

13. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

14. Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej. salud, origen étnico).

15. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

16. RNBD: Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio donde se inscriben las bases de datos personales conforme a la normativa.

El tratamiento de datos personales realizado por LA COPROPIEDAD se rige por los siguientes principios:

• Legalidad: El tratamiento debe cumplir con lo establecido en la normatividad vigente.

• Finalidad: La recolección de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, informada al titular.

• Libertad: El tratamiento solo puede hacerse con autorización previa, expresa e informada del titular.

• Transparencia: Se debe garantizar al titular acceso a la información sobre sus datos.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Seguridad: Se implementan medidas para evitar el acceso, uso o divulgación no autorizada de los datos.

• Confidencialidad: Se garantiza la reserva de los datos personales y el acceso limitado a los mismos.

• Acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos se limitará al ámbito y finalidad autorizados, restringiendo su uso a lo estrictamente necesario.

Los datos personales recolectados por LA COPROPIEDAD serán utilizados para las siguientes finalidades.

1. Copropietarios:

• Registro en libros oficiales: Registrar, actualizar y mantener los datos personales en los libros de propiedad horizontal, garantizando su integridad y disponibilidad para la gestión administrativa.

• Comunicación institucional: Enviar convocatorias, notificaciones, actas y demás información relacionada con la vida administrativa de la copropiedad.

• Gestión de pagos y obligaciones económicas: Controlar el recaudo de cuotas de administración y otras obligaciones financieras, y realizar seguimiento a saldos pendientes.

• Seguridad y acceso: Controlar el ingreso a la copropiedad e implementar sistemas de videovigilancia y otras medidas de seguridad.

• Cumplimiento normativo: Cumplir con obligaciones legales, tributarias y regulatorias ante entidades públicas o privadas.

• Resolución de conflictos y atención de solicitudes: Atender quejas, reclamos o conflictos entre copropietarios o con la administración, y documentar su seguimiento.

• Participación comunitaria: Invitar a eventos comunitarios o actividades que promuevan la convivencia en la copropiedad.

1. Proveedores (Contratación de servicios y Compras):

• Identificación y contacto: Recolección y tratamiento de datos como nombre, identificación, dirección, correo electrónico, número de teléfono, y demás información de contacto necesaria para establecer y mantener la relación comercial.

• Gestión contractual y comercial: Utilización de los datos para la elaboración, ejecución, seguimiento y terminación de contratos, órdenes de compra, facturación, pagos, y otras actividades derivadas de la relación comercial.

• Evaluación y selección de proveedores: Análisis de la información proporcionada para evaluar la idoneidad, capacidad y cumplimiento de los proveedores, incluyendo referencias comerciales y certificaciones.

• Gestión de pagos y obligaciones financieras: Tratamiento de datos bancarios e información financiera para realizar pagos, gestionar facturas y cumplir con las obligaciones tributarias y contables.

• Comunicaciones relacionadas con la relación comercial: Envío de correos electrónicos, mensajes y llamadas telefónicas para coordinar actividades, informar sobre cambios, solicitar información o resolver cualquier asunto relacionado con la provisión de bienes o servicios.

• Gestión de riesgos y cumplimiento normativo: Tratamiento de datos para verificar el cumplimiento de normativas internas y externas, prevenir fraudes, lavado de activos y otras actividades ilícitas.

• Auditorías y controles internos: Acceso a la información de los proveedores para realizar auditorías internas y externas que garanticen la transparencia y el cumplimiento de los procesos.

• Mantenimiento de registros y bases de datos de proveedores: Almacenamiento y organización de la información de los proveedores en sistemas internos para una gestión eficiente.

• Mejora continua de procesos: Análisis de la información de los proveedores para identificar oportunidades de mejora en los procesos de adquisición y gestión de la cadena de suministro.

• Envío de información relevante sobre LA COPROPIEDAD: Envío de noticias, actualizaciones o información relevante sobre LA COPROPIEDAD que pueda ser de su interés comercial.

• Cumplimiento de obligaciones legales: Tratamiento de datos para responder a requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.

1. Gestión del Talento humano y relaciones laborales:

• Selección de personal: Evaluar perfiles para selección y vinculación laboral, verificando antecedentes según el cargo (ej. manipuladores de alimentos).

• Validación de información: Verificar la veracidad de la información proporcionada por el aspirante o colaborador.

• Afiliaciones y nómina: Gestionar afiliaciones a seguridad social, nómina, prestaciones sociales y otras obligaciones laborales.

• Gestión administrativa: Registrar al trabajador en sistemas internos para control contable, financiero y administrativo.

• Gestión de novedades y beneficios: Administrar novedades laborales (ej. permisos, incapacidades) y promover programas de bienestar, formación y desarrollo profesional.

• Salud y seguridad en el trabajo: Coordinar e implementar programas de Seguridad y Salud en el Trabajo (ej. protocolos de bioseguridad).

• Relaciones colectivas: Gestionar acuerdos colectivos, relaciones sindicales y derechos de asociación.

• Evaluación y desarrollo profesional: Evaluar desempeño para planes de carrera y desarrollo integral.

• Desvinculación laboral: Gestionar procesos de terminación de contrato, jubilaciones y archivo documental.

• Control de acceso: Controlar ingreso a instalaciones mediante sistemas biométricos (huellas dactilares).

• Apoyo logístico y transporte: Coordinar transporte de personal para el cumplimiento de turnos y otras actividades laborales.

Publicación y comunicación institucional: Usar datos e imagen con fines informativos o de integración institucional, previa autorización.

1. Clientes (locatarios, arrendatarios, concesionarios, comodatarios, etc.):

• Ejecución de relaciones contractuales: Tratar los datos personales para ejecutar y exigir el cumplimiento de las relaciones comerciales y contractuales actuales o futuras con LA COPROPIEDAD.

• Comunicación operativa: Contactar al cliente para garantizar la adecuada ejecución de los contratos, a través de medios como teléfono, correo electrónico, SMS o plataformas digitales.

• Tratamiento de datos de terceros asociados: Conocer y tratar los datos personales de empleados o contratistas del cliente cuando sea necesario para el desarrollo de la relación contractual.

• Salud y seguridad en el ingreso: Implementar medidas de salud y seguridad industrial para el ingreso a las instalaciones, en cumplimiento de protocolos internos y normativas vigentes.

• Gestión comercial y administrativa: Formalizar y gestionar la relación contractual, incluyendo aspectos administrativos, contables, financieros y logísticos relacionados con el uso del inmueble o prestación de servicios.

• Verificación de antecedentes y prevención de riesgos: Verificar antecedentes comerciales y evaluar riesgos asociados al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT), conforme a políticas internas de cumplimiento.

• Mercadeo y fidelización: Desarrollar estrategias comerciales, incluyendo campañas de fidelización, promociones, envío de publicidad y contacto con fines de mercadeo directo.

• Análisis de información: Realizar análisis estadísticos, de mercado y elaboración de reportes para fortalecer la gestión comercial y la toma de decisiones estratégicas. Atención de PQRS: Gestionar peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) presentadas por los clientes, con el fin de mejorar la experiencia y resolver inquietudes de manera oportuna.

• Eventos y negociaciones especiales: Organizar la participación en eventos promocionales, respaldar acuerdos con clientes especiales y garantizar el cumplimiento de condiciones comerciales acordadas.

1. Visitantes:

• Control de ingreso: Identificar a los visitantes que acceden a las instalaciones de LA COPROPIEDAD y autorizar su entrada a las distintas áreas o dependencias, garantizando la seguridad de todos los usuarios.

• Participación en actividades promocionales: Gestionar la participación en eventos, promociones, concursos o sorteos organizados por LA COPROPIEDAD, y realizar su difusión mediante redes sociales, correo electrónico, SMS u otros medios.

• Acciones comerciales y de mercadeo: Realizar actividades de mercadeo, enviar comunicaciones personalizadas sobre servicios, promociones y eventos del centro comercial, y efectuar estudios de mercado y análisis estadísticos.

• Acceso a servicios digitales: Facilitar el uso de plataformas o servicios web del centro comercial, actualizar bases de datos y recolectar información automáticamente a través de tecnologías como cookies, formularios o encuestas.

• Mejora de servicios: Personalizar contenidos, evaluar la calidad del servicio y desarrollar nuevos productos o experiencias mediante el análisis de datos, encuestas o estudios internos.

• Relación con terceros y fidelización: Cumplir compromisos comerciales con aliados o terceros, implementar programas de fidelización, y administrar servicios especiales como el préstamo de coches para niños, sillas de ruedas u otros elementos, incluyendo el registro y contacto con los usuarios de estos servicios.

1. Bases de datos de todos los grupos de interés y terceros en general:

• Gestión de relaciones con terceros: Administrar datos personales de personas naturales o jurídicas que tengan, hayan tenido o puedan tener algún tipo de vínculo, relación o interés con LA COPROPIEDAD.

• Cumplimiento del objeto social y obligaciones legales: Utilizar la información para el cumplimiento del objeto de LA COPROPIEDAD, la atención de normas legales, contractuales o administrativas, y la ejecución de políticas internas.

• Verificación y archivo: Verificar identidad, mantener registros organizados y gestionar el archivo físico o digital de documentos relevantes para el funcionamiento institucional.

• Gestión legal, social y administrativa: Usar los datos para procesos legales, actividades de responsabilidad social, cumplimiento de gestiones administrativas y comunicación con terceros.

• Auditorías y control interno: Facilitar la realización de auditorías internas o externas, monitorear procesos institucionales y ejercer controles de gestión y seguridad en instalaciones y sistemas.

• Prevención de riesgos legales y financieros: Realizar consultas o validaciones necesarias para la prevención del Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM).

• Salud y bienestar: Recolectar y tratar información necesaria para realizar seguimiento a condiciones de salud o medidas sanitarias, en cumplimiento de protocolos de bioseguridad u otras disposiciones aplicables.

Los datos podrán transferirse a terceros países solo con autorización del titular o cuando el país receptor ofrezca un nivel adecuado de protección según la SIC, o bajo acuerdos que garanticen su seguridad.

Cuando LA COPROPIEDAD actúe como Encargado del tratamiento de datos, cumplirá con las obligaciones legales sin ceder ni transferir información sin consentimiento del titular.

Las bases de datos tendrán una vigencia acorde con las finalidades autorizadas y se eliminarán una vez cumplidas, salvo obligación legal.

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación policita, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud y a la vida sexual, entre otros.

La autorización para datos sensibles se obtendrá mediante un consentimiento por escrito o electrónico que detalle claramente las finalidades y en los siguientes casos:

1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

4. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho de proceso judicial.

5. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Tratamiento de datos de menores de edad: El tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará únicamente en el marco del respeto de sus derechos fundamentales y con la autorización expresa de sus representantes legales. En todo caso, se deberá garantizar que dicho tratamiento responda y respete el interés superior del menor.

LA COPROPIEDAD solo podrá transferir, o transmitir fuera de Colombia, datos personales a terceros en los siguientes casos:

1. Con autorización previa y expresa del titular.

2. En cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

3. Para el almacenamiento en servicios en la nube bajo estándares adecuados de seguridad.

4. A entidades extranjeras con niveles adecuados de protección de datos según lo establecido por la SIC.

Las instalaciones de LA COPROPIEDAD pueden contar con sistemas de videovigilancia para seguridad y control de acceso. Estas grabaciones serán utilizadas exclusivamente para estos fines y estarán sujetas a las siguientes condiciones:

1. Se informará su uso mediante avisos visibles en las áreas monitoreadas.

2. No serán compartidas con terceros salvo requerimiento legal o judicial.

3. Se almacenarán por un período máximo 21 días.

Bajo estas premisas, los titulares de la información dan su autorización mediante conductas inequívocas, las cuales permiten concluir a los responsables que se otorgó la autorización, pues se comunica previamente a las personas que van circular por la COPROPIEDAD que sus imágenes van a ser tomadas, conservadas o usadas de cierta manera y, conociendo tal situación, los titulares ingresan al establecimiento.

LA COPROPIEDAD implementará medidas técnicas, organizativas y jurídicas para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado y uso indebido.

Entre estas medidas se incluyen:

1. Control de acceso según roles y autorizaciones.

2. Encriptación de datos sensibles.

3. Copias de seguridad y planes de contingencia.

4. Monitoreo y control del acceso a bases de datos.

5. Firma de acuerdos de confidencialidad con empleados y terceros.

En caso de incidentes de seguridad, se notificará a la SIC dentro de los 15 días hábiles siguientes, conforme a la normativa.

Conforme a la Ley 2300 de 2023, LA COPROPIEDAD garantiza que las comunicaciones con los titulares de datos personales cumplen con las siguientes reglas:

Límites en frecuencia y horario:

• Solo se podrá contactar al titular una vez al día y máximo tres veces a la semana por cada canal de comunicación autorizado.

• Las llamadas y mensajes podrán realizarse únicamente de lunes a viernes entre las 7:00 a.m. y 7:00 p.m., y los sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m.

• No se podrán realizar contactos los domingos ni festivos.

Consentimiento y derecho a no ser contactado:

• Los titulares tienen derecho a solicitar la exclusión de sus datos de cualquier base utilizada para comunicaciones comerciales.

• LA COPROPIEDAD implementará mecanismos para registrar y respetar la decisión de los titulares que soliciten la interrupción de contactos.

Los titulares de los datos tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.

3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.

4. Presentar quejas ante la SIC por incumplimiento de la normativa de protección de datos.

5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista una obligación legal para su conservación.

La revocatoria o supresión se procesará en un máximo de 15 días hábiles, salvo que exista una obligación legal de conservación, en cuyo caso se informará al titular.

LA COPROPIEDAD tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. LA COPROPIEDAD hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades consentidas por el Titular y las autorizadas por la ley, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, LA COPROPIEDAD se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

14. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio y/o autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

16. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

17. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

18. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

19. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

20. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; conforme lo dispuesto por la ley.

LA COPROPIEDAD inscribirá y gestionará sus bases de datos en el RNBD conforme a la legislación vigente, en caso de estar obligada.

Esta política rige desde 1 de Julio del 2025 y podrá ser modificada conforme a cambios normativos.